2014臺州公開選拔干部考試備考—公文整體流程方法

2014-09-15 11:26:57 來源:臺州中公教育 點擊量


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擬辦

擬辦是一項輔助決策活動。由有關人員對文件進行閱讀分析,提出處理意見的建議,提供可供選擇的方案,供領導審核定奪的活動。

做好擬辦工作,應注意:

(1)弄清文件的意圖、問題的性質與實際情況;

(2)意見要簡明、具體、得體;

(3)如所提方案有兩個或兩個以上,應將側臥身性意見排在前;

(4)在“公文處理單”中工整、清晰地填寫好意見,簽注姓名、日期;

(5)對領導采納自己的方案有一定把握時,也可直接摹擬復文文稿供審核定奪。

請辦

需請辦的文件可以分為三種類型:注批件、注辦件、函辦件。

注批件。即直接注“請某某同志批示”的文件。辦理注批件要把握這樣幾點:一是對于請示的問題比較重大,不需要辦文部門協調、補充說明的,要注請領導同志批示。二是對于注請領導批示的請辦件,應同時分送有關領導和主管部門閱看,以便相互通氣,加快辦理速度。三是對于一些特殊件,如確需直接注請領導批示,可先同領導同志的秘書聯系協調,然后再注請辦理。不能隨便直接注請領導人批示。特別是有些請示,有關部門意見不一致,不便領導表態的,更不能直接注請領導人去批示。

注辦件。就是注“請某某部門研辦”的文件。注辦方式包括:請某某部門研辦,請某某部門商某某部門研辦,請某某部門研處,請某某部門研究提出意見,請某某部門商某某部門研究提出意見。辦理注辦件要注意把握三點:一是注意“研辦”與“研究提出意見”的區別。對“研辦”件,承辦部門可以自行批復請示單位。注明“研究提出意見”,是表示征求意見,要求有關部門提出辦理意見供上級領導機關辦文參考,主辦者實際上是請示件的主送機關。比如,關于紀念設施問題,地、市委請示省委,省委辦公廳的辦文部門可請省委宣傳部研究提出意見,省委宣傳部的意見反饋給省委辦公廳后,由省委辦公廳報省委同意,而后再以省委名義報黨中央、國務院審批。二是請某某部門商某某部門研辦的件,兩個承辦部門,以前者為主,由前者牽頭承辦。牽頭單位應當充分征求商辦單位意見。如果兩個單位意見不一致時,應將兩種意見同時報上級機關酌定。三是注辦件的分送范圍要得當。一般請部門研辦、研究提出意見的文件都應當分送有關領導同志,使領導同志知道某文件已由某個部門承辦。如果主管領導對請示有批示,可由辦文人員直接告知承辦單位。

函辦件。就是用函的形式通知有關部門研究提出辦理意見的文件。辦理函辦件要注意三點:一是請示件中的內容涉及幾個部門,需要各方面征求意見,又不便于請某一個部門承辦的,辦公廳(室)可分別發函。函中可寫明:“現將某某請示轉去,請就某某方面的問題研究提出意見。”二是辦公廳(室)領導同志有批示的文件,而該批示不便于和承辦部門見面,就用發函的形式,并可以把“此件是領導同志交辦的”這樣的消息向承辦部門傳遞過去。三是一些特急件,需要限定承辦部門在一定期限內辦完,用函的形式可以說清楚。

批辦

批辦是指有關負責人認真閱讀分析文件后,提出處理意見。這是一項由法定責任者履行法定的事務處置權的決策活動,規定了對具體文件的處理方法、程序、具體承辦責任、承辦原則與要求等,對公文效用的實現具有決定性影響。

批辦公文時應注意:

(l)不越權批辦;

(2)嚴格控制批辦范圍;

(3)批辦意見明確、具體、切實可行;

(4)采取措施保證批辦意見執行;

(5)如待辦問題自己無權或無法處置,可將批辦改為擬辦;

(6)填“公文處理單”。

承辦

承辦是指具體承接處置文件內容所針對的事務與問題的活動。是公文處理的中心環節。為使文件所涉及的問題得到解決,承辦可采取召集會議、面談討論、電話溝通、實地調查指導、現場協調布置等。承辦是各級機關的重要職責,其依據是有關法規、指令、決定等。更具體的是上級領導依照法規、決議等作出的批示、口頭指令或以其它形式傳授的意圖。

承辦公文應注意:

(l)吃透有關法規、方針政策;

(2)加強調查研究;

(3)努力協調各方關系;

(4)有效運用各種承辦方式;

(5)分清主次、緩急;

(6)各級領導也應積極參與承辦工作;

(7)對承辦結果注意檢查和監督。

審核

從一定意義上說,審核是擬稿工作的延續,而另一方面它又是終審定稿工作的一個組成部分。審核具有全面性,無論公文內容還是形式或程序都在核查之列,如下幾個方面為其重點:

(l)是否需要行文;是否具備行文條件;發文名義是否合適,有無錯用。

(2)文種是否正確、規范;行文方向是否正確、準確,有無多頭主送、濫抄濫報、違制越級行文等現象;公文能否對受文者產生預計的影響。

(3)公文內容是否合法;是否真實準確、明確具體、界線清楚、前后一致、切實可行、詳略得當。

(4)公文格式是否規范、正確;文體是否正確;結構是否齊全完整。

(5)語言表達是否簡明、得體、條理;是否合乎語法、邏輯;是否準確,易于理解、沒有歧義;主題是否明確突出,人名、地名、時間數字、引文是否規范、準確;標點是否正確,字跡是否工整、清晰、規范。

(6)公文是否經一定會議討論通過;是否經過會商;是否需要上報并已獲批準。6.簽發

簽發是對文稿的又一次全面核查,更是對公文質量與正式效用的最終確認。簽發人在批注之前,必須對文稿做全面審核,及時糾正或彌補文稿中的錯漏,確認無誤后再批正式發出意見并簽注姓名和日期。文稿經簽發或定稿后,其他人不經簽發人同意,均不得對其再做任何修改,否則將負行政或法律責任。

根據簽發人身份、地位及工作程序的不同,簽發被分為正簽、代簽、核簽、會簽等數種。正簽指簽發人在自身法定職權范圍內簽發公文,如機關負責人簽發以機關名義對外發出公文。代簽指根據授權代他人簽發公文。核簽(又稱加簽)指上級領導人簽發下級機關或部門的重要公文。會簽則指兩個或兩個以上機關聯合行文時,由各機關的領導人共同簽發公文。

要做好簽發工作必須注意以下兒點:

(1)不得越權簽發公文。各級領導者只能對自己職權范圍內的公文負責,只能簽發自身權限所及的公文。根據國家的有關規定,以機關名義制發的公文,由機關領導人簽發。其中內容重要或涉及面廣的公文由正職領導人或主持日常工作的副職領導人簽發。有些公文也可由機關秘書長或辦公廳(室)主任根據機關領導人的授權代簽。以機關內設部門名義發文時,由部門領導人簽發;會議決議、會議紀要等,由會議主持人簽發。

(2)必須“先核后簽”。需核稿的公文必須審核完畢后再簽發而不得先簽發再核稿,以確保公文有效。

(3)聯合發文時,必須做好會簽工作,使各機關或部門領導人均履行簽發手續。(4)必須在“發文稿紙”相應欄目內批注定稿及發出意見(如“發”、“急發”等)并簽注完整的姓名與日期,不要只簽姓或只簽名,不要只簽姓名不批注意見。如為代簽應標注“代”、“代簽”等字樣。

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